На 25 май следващата година Общият регламент за защита на данните (ОРЗД) ще влезе в сила на цялата територия на Европейския съюз (ЕС), като основната цел е да се премахне неподходящото използване и изтичането на лични данни. От една страна, това е приветствано действие, а от друга - ново главоболие за българските предприемачи.

Компанията за информационни технологии "Squalio" стартира социално-информационна кампания, която цели да повиши обществената осведоменост за настоящата регулация, да запознае физическите лица с настоящите им права и да запознае юридическите лица с новите аспекти на техните задължения. Въпреки че основният акцент в рамките на ОРЗД се поставя върху процедурата за обработка на лични данни, техническите решения за подобряване на сигурността на данните и намаляването на изтичането на данни, са неразделна част от тях. За да улесни работата на фирмите при организацията на данни и документи, "Squalio" подготвя безплатен пакет от правни инструменти, съдържащи полезни и подходящи шаблони, достъпни за изтегляне на сайта http://www.gogogdpr.bg/. Промените в ОРЗД и значението му за всички жители на България е обяснено и от виртуалния съветник Гого в специално подготвено образователно видео.

"Личните данни имат много широко определение. Всъщност това са всички данни, които се отнасят за идентифицираното или идентифициращото физическо лице. Ако фирмата разполага с база данни с клиенти, формуляри за коментари или препоръки, електронна поща, изображения, видеоклипове, заснети от камери за наблюдение, данни за програми за лоялност на клиентите, автобиография и подобни данни, компанията става предмет на новия регламент ", обяснява Елина Гирне, водещ адвокат на "Squalio".

Глобата за нарушението на регламента е тежка - до 20 милиона евро или 4% от оборота. Ако дружеството е международно, глобата се отнася до оборота на цялата група. За да се подготви за новия регламент, всяко дружество трябва да е наясно с рисковете и наличния обем физически данни. Важно е тези данни не само да се съхраняват правилно, но и да се дефинира тяхната достъпност.

За подготовката за новия регламент на ОРЗД се пропоръчват следните стъпки:

•       Оповестяване на данни - за да се управляват и защитават личните данни, първо трябва да се разбере целта за съхраняване и обработка на тези данни. За тази цел производителите на софтуер са създали текуща категория инструменти "eDiscovery", което ще позволи ефективно и бързо управление на притежаваните структурирани бази данни и неструктурирани данни (PDF, Word, Excel, e-mail и др.);

• Управление на данни - разработване на вътрешни процеси за данни и ясно дефиниране, което да позволява различни служителите на фирмата, например счетоводителите, да имат достъп до лични данни;

• Защита на данните - едно от основните условия за ИТ сигурност е кодирането на данните на всички крайни потребители, на ниво диск, включително и на интелигентните устройства. Колкото по-голям е обемът на личните данни в компанията, толкова по-голям е рискът от попадане на тези данни в неправилни ръце. Затова се разработват и предлагат инструменти за шифроване на ниво файл;

• Мониторинг и докладване на данни - В ИТ инфраструктурата на компаниите трябва да бъде осигурен мониторинг и докладване на данните - система за наблюдение и надзор на компютърни мрежи, както и протокол за разрешения при нетипични дейности и поведение на потребителите. Така ще се осигури своевременно известяване на отговорните служители в случай на проникване в инфраструктурата на компанията.

Разбира се, работата с такива решения изисква значителен капацитет на сървърите и следователно предоставянето на тази функционалност за малките и средни предприятия (МСП) ще спомогне за много по-лесно съхранение на данните чрез облачни услуги с вградена функционалност "eDiscovery". В момента най-големите производители, включително "Microsoft" и "Google", работят по тази функционалност в облачните си услуги - "Office 365" и "Google G Suite".